Cal Newport este o persoană foarte productivă: e profesor cu normă întreagă la Georgetown University și a publicat 6 cărți despre managementul timpului și secretele succesului, din care  ultimele 3 sunt bestseller-uri (Digital Minimalism, Deep Work și So Good They Can’t Ignore You). Asta în timp ce este și un tată responsabil a doi copii preșcolari.

***

Newport  își termină munca la ora 17.30 în fiecare zi și muncește rar în weekend. Cum reușește? Iată care sunt principiile lui:

***

Listele „to-do” sunt malefice; folosește calendarul

Lista cu lucruri de făcut e inutilă, dacă nu aloci sarcinilor timp în calendar. Calendarul te ajută să îți dai seama mai bine cât de multe poți să realizezi, și să faci lucrurile în cel mai potrivit moment, nu în ordinea dată de o listă. Calendarul te forțează să te confrunți cu realitatea.

***

„Dar mereu mă întrerupe cineva sau ceva. Și tot timpul apare câte o urgență.”

De aceea e necesar să incluzi în calendar și timp pentru întreruperi. Planul nu trebuie respectat la perfecție. Dar este important să ai unul. Când ai terminat de stins toate focurile, știi exact unde ai rămas.

***

Calendarul te ajută și să nu mai amâni: când aloci un anumit timp din calendar unei sarcini, impulsul de a o amâna se reduce, pentru că într-o anumită măsură, decizia e deja luată.

***

Folosește tehnici mentale pentru a scăpa de amânare

Dacă calendarul nu este suficient ca să te scape de amânare, iată cum poți face ca să te apuci imediat de treabă. Atunci când te gândești la ceva care nu îți place în mod deosebit, în creier se activează centrul durerii. Dacă amâni și faci altceva în schimb, asta te face pe moment să te simți mai bine.

***

Barbara Oakley, via Mindshift: Break Through Obstacles to Learning and Discover Your Hidden Potential:

Amânarea seamănă cu dependența de substanțe – te simți mai bine pe termen scurt și evadezi un pic din realitatea câteodată plictisitoare a vieții.

***

Să scapi de dependența de amânare, e mai simplu decât pare: dacă te apuci pur și simplu de treabă, în scurt timp disconfortul mental dispare. Ca să te apuci, folosește o tehnică numită Pomodoro („roșie” în italiană – de la forma acestui cronometru):

***

Creatorul tehnicii, consultantul Francesco Cirillo, i-a dat acest nume după ceasul lui. Tehnica Pomodoro te învață să colaborezi cu timpul, în loc să te lupți cu el:

—setezi alarma unui ceas sau telefon să sune peste 25 minute

—nu te lași întrerupt de nimic în acest interval (mail, telefon, sms, colegi, social media)

—te ocupi de sarcina neplăcută până când sună alarma

—te răsplătești când ai terminat – intri puțin pe net, bei o cafea, stai un pic la povești cu colegii.

***

De ce 25 de minute? E un exemplu. Merge și alt interval. Dacă sarcina e extrem de neplăcută, poți să îți setezi ceasul la 5 minute. Odată ce te-ai apucat, probabil nu o să te mai oprești când sună. Problemă rezolvată.

***

Secretul e să te concentrezi pe proces, nu pe produs. Adică: „voi lucra la acesta prezentare timp de 25 de minute”. NU „voi finaliza partea X în 25 de minute”).

***

Pasul cel mai important a unui Pomodoro e răsplata de la final. Pentru că rezolvi probleme nu doar atunci când lucrezi concentrat, ci o faci printr-o combinație de concentrare și relaxare.

***

Barbara Oakley, via Mindshift: Break Through Obstacles to Learning and Discover Your Hidden Potential:

Atunci când mintea ta conștientă se relaxează, alte părți ale creierului lucrează în liniște, recapitulând informații și rezolvând probleme.

***

Atunci când te răsplătești, fă o pauză totală de la activitatea respectivă: dacă ai scris un raport, nu folosi pauza pentru a scrie în continuare, chiar dacă e vorba de sms-uri sau comentarii pe social media. Fă altceva: vorbește cu cineva, ridică-te de la birou și plimbă-te puțin sau ascultă muzică.

***

O problemă a tehnicii Pomodoro e că soneria te poate întrerupe exact când ești mai concentrat și în flow – complet absorbit de ceea ce faci și foarte productiv. Și atunci, ceasul care sună ar putea fi chiar enervant.

***

Ca să scapi de sonerie, poți folosi un Pomodoro modificat numit Flowtime, descrisă de Zoë Read-Bivens în Medium:

—alegi sarcina

—notezi pe o hârtie momentul în care începi să lucrezi la ea

—lucrezi până când simți că începi să obosești și ai nevoie de o pauză

—notezi momentul în care ai încheiat

—faci o pauză suficient de lungă ca să te simți revigorat

***

Sau poți da frâu liber pasiunii tale secrete pentru softuri tabelare:

***

*** *****

Via The Flowtime Technique:

—cu flowtime afli cât timp dedici diferitelor taskuri, ca să estimezi mai bine durata lor pe viitor

descoperi ce ai putea reduce sau elimina

—monitorizezi întreruperile (telefoane, mailuri, colegi) ca să planifici cum le reduci

—descoperi zilele și orele tale cele mai productive

***

Pomodoro și flowtime merg bine și în combinație. Cum ar fi: un Pomodoro pentru sarcini de rutină, și un Flowtime pentru acele zile creative, când vrei să lucrezi cât ai chef.

***

Dar cum munca nu se termină niciodată, cum prioritizezi ce ai de făcut ca să nu trebuiască să stai peste program?

***

Planifică-ți ziua în sens invers

Decide că e necesar să pleci acasă la 5:30, apoi planifică-ți ziua în sens invers. Munca are tendința să îți umple tot spațiul disponibil. Dacă vrei să ai un echilibru între muncă și viață, trebuie să înveți cum să îți construiești bariere.

***

Stabilindu-ți ora de plecare la 5:30 și alocându-le sarcinilor timp în calendar (plus timp pentru întreruperi), vei deveni motivat să renunți la tot NU ce este cu adevărat necesar. Vei deveni cu adevărat eficient în managementul timpului.

***

Cal Newport:

Stabilește-ți calendarul ideal, apoi încearcă să faci loc pentru toate sarcinile importante. Asta înseamnă decizii smart prin care renunți la obligații inutile, taskuri neimportante, solicitări care nu sunt urgente. Fă să fie mai greu să se dea de tine, în general.

***

Fă-ți un plan pentru întreaga săptămână

***

Ca să gestionezi proiectele pe termen mai lung, începe cu un plan pentru întreaga săptămână. Ai nevoie doar de o oră pe săptămână.

***

Cal Newport:

În fiecare luni, fac un plan pentru întreaga săptămână. Îmi verific inbox-ul, trec prin lista de lucruri de făcut, prin calendar și încerc să definesc cel mai bun lucru de făcut în fiecare zi din această săptămână. Îl scriu într-un mail, mi-l trimit mie și îl las în inbox, deoarece știu că e un loc pe care îl voi vedea în fiecare zi și de care îmi voi aduce aminte de mai multe ori de-a lungul zilei.

***

Fă mai puține lucruri și fă-le foarte bine

***

Dacă ai un calendar și un plan săptămânal, dar tot sunt prea multe lucruri de făcut, urmărește să faci foarte puține lucruri, și să fii foarte bun la ele.

***

Întreabă-te: „Ce aduce cu adevărat valoare vieții mele?” Și apoi elimină cât mai mult din restul. 

***

Cal Newport:

Dacă vrei să ai cât mai mult succes, este mereu mai bine pentru tine să faci mai puține lucruri, și să le faci mai bine. Oamenii spun „da” prea des. Eu spun „nu” majorității lucrurilor. Sunt nemilos în ceea ce privește evitarea sau minimizarea sarcinilor dacă îmi dau seama că nu oferă prea multă valoare.

***

Warren Buffet și-a construit succesul pe exact aceleași principii. În faimosul său exercițiu, el recomandă:

—scrie pe o foaie de hârtie primele 25 de obiective în viață

—încercuiește 5 care sunt cele mai importante pentru tine, cu cel mai mare impact asupra vieții tale

—ignoră-le pe celelalte și concentrează-te asupra primelor cinci

***

Poate că ai senzația că nu ai timp pentru tot ce ai vrea să faci în viață, dar cei de la Greater Good explică de unde vine acest sentiment:

***

De pe Greater Good, Why You Never Seem to Have Enough Time:

Cei care se simt suprasolicitați – cei care au cel mai puțin timp liber –  în mare și-o fac cu mâna lor. Cu alte cuvinte, teoretic am putea petrece mai puține ore câștigând bani, dând cu aspiratorul și spălând vase, sau gătind și mâncând, și ne-am descurca bine, fără să fim copleșiți.

***

Simți că nu ai timp pentru că ziua ta e ocupată cu prea multe flecuștețe enervante, care te seacă de energie.

***

Via  Why You Never Seem to Have Enough Time:

Într-un studiu, cercetătorii au chestionat peste 2.500 de angajați de la o companie de IT și una de servicii financiare. Ei au descoperit că oamenii care sunt mai pasionați, care aspiră să facă lucruri care contează pentru ei la locul de muncă, nu se simt la fel de grăbiți și hărțuiți ca ceilalți.

*** 

Cei care fac lucruri semnificative consideră că obiectivele lor se susțin reciproc.

Cei lipsiți de pasiune spuneau că obiectivele lor sunt în competiție, că se luptă pentru timpul și atenția lor; de exemplu, motivația de a se implica la muncă îi făcea să le fie mai greu să își facă timp pentru cina în familie. Dar cei pasionați erau diferiți: ei își vedeau munca și viața ca susținându-se reciproc. De exemplu, considerau că timpul petrecut în familie le putea oferi mai multă energie și motivație a doua zi.

***

Dar dacă nu ești sigur că poți deveni foarte bun la acel lucru important pentru tine? Fă un WOOP ca să te clarifici. Formulează în 4-6 cuvinte:

—Dorința (the wish): care este cel mai important lucru pe care ți-l dorești acum?

—Rezultatul (the outcome): ce lucru bun s-ar întâmpla dacă l-ai obține?

—Obstacolul (the obstacle):ce te oprește?

—Planul (the plan): ce ai putea face pentru a-l depăși?

***

Gabriele Oettingen, autor al Rethinking Positive Thinking: Inside the New Science of Motivation:

Douăzeci de ani de cercetări ne demonstreză că WOOP funcționează. Științific numită „Contrast mental cu intenții de implementare”, abordarea s-a dovedit a fi eficientă pentru toate vârstele și ariile vieții, ajutând oamenii să-și atingă obiective legate de sănătate, relații și carieră.

***

Pentru ca WOOP să funcționeze, e necesar să-ți imaginezi cu adevărat fiecare etapă. Inclusiv obstacolul. Asta înseamnă un pic mai mult efort mental decât atunci când visezi la insula ta tropicală. Dar nimic valoros nu vine pe gratis, nu?

***

„Dar cum rămâne cu talentul? Sunt dispus să fac efortul necesar, dar dacă pur și simplu nu am destul talent?”

***

Anders Ericsson, autor al Peak: Secrets from the New Science of Expertise, este de altă părere:

***

Pe termen lung, vor reuși mai bine cei care vor practica mai mult, nu cei care au avut inițial un avantaj în inteligență sau alt talent.

***

Dacă nu progresezi, înseamnă probabil că nu ai abordarea corectă:

***

Dacă nu devii mai bun, asta nu e din cauză că nu ai talent nativ; este pentru că nu exersezi într-un mod corect. Odată ce înțelegi asta, îmbunătățirea devine o chestiune de a afla care este „modul corect”.

***

Concentrează-te pe munca profundă

Munca intelectuală e de două feluri: superficială și profundă.

***

Cal Newport:

Munca superficială înseamnă mailuri, întâlniri, să muți informații dintr-un loc în altul. Activități unde nu îți folosești cu adevărat calitățile. Munca profundă te împinge la limita abilităților tale actuale. Ea produce rezultate de mare valoare și te face mai bun.

***

Problema e că mulți oameni sunt cufundați în munca superficială. Oamenii care sunt cei mai ocupați fac de multe ori mai puține lucruri importante decât cei care se pot opri la ora 5:00 în fiecare zi. Răspund la mesaje, transmit informații dintr-o parte în alte, sunt un fel de router uman. Aceste activități sunt foarte consumatoare de timp și au o valoare scăzută.

***

Munca superficială te ajută să îți păstrezi jobul, dar munca profundă e cea care îți aduce promovări. Așa că oferă-ți intervale de timp în care să te poți concentra profund și să creezi lucruri de valoare.

***

Iar cel mai bun prim pas e să nu te mai lași distras de mailuri.

***

De pe Medium, Digital Minimalism: How to Simplify Your Online Life:

—închide-ți notificările
—fără mail înainte de ora 11: petrece-ți dimineața muncind profund
—alocă-un interval clar de timp: un pomodoro de 25 de minute/sesiune ar trebui să fie suficient
—închide-l: dacă ai terminat, închide mailul. Ochii care nu se văd se uită

—dezabonează-te de la orice nu ai nevoie, cum ar fi știri, grupuri, liste de discuții și notificări
—trimite mai puține mailuri: nu orice mail are nevoie de un răspuns.
—întârzie răspunsul: multe e-mailuri „urgente” tind să se rezolve singure.
—fii succint: nu scrie 10 propoziții când sunt suficiente 2. Încearcă să răspunzi la fiecare mail în 3 propoziții sau mai puțin.
—nu răspunde la întrebări cu altă întrebare. La întrebarea „la ce oră să avem întâlnirea?”, fii asertiv: „propun 10 a.m.”.
—ridică-te de pe scaun: dacă îți va lua mai mult de 10 minute să răspunzi pe mail, ridică-te și discută cu colegul.

***

În concluzie

1. Listele „to-do” sunt malefice. Notează totul în calendar.

2. Folosește tehnici mentale pentru a scăpa de amânare

3. Presupune că trebuie să pleci acasă la 5:30, apoi planifică-ți ziua în sens invers

4. Fă un plan pentru întreaga săptămână

5. Fă foarte puține lucruri, dar fii foarte bun la ele

6. Mai puțină muncă superficială, concentrează-te pe munca profundă